Schluss mit ineffizienten Meetings!

Prolog

Leiden Sie unter ineffizienten Meetings?

Unabhängig davon ob als Teilnehmer oder falls Sie diese selbst einberufen haben?

Falls ja …

Dann wird es höchste Zeit daran etwas zu ändern.

Denn das muss nicht sein.

Die Zeit, die Energie kann woanders besser eingesetzt werden.

Ich werde hier einmal beschreiben, woran Sie feststellen können, ob Sie ein Meeting hinterfragen sollten. Und was Sie tun können, damit Sie selbst diese Fehler nicht in Ihren eigenen Meetings machen. Dafür gibt´s heute 5 Tips mit auf den Weg.

Das Thema betrifft Führungskräfte wie Mitarbeiter. Daher, egal in welcher Rolle Sie sind, ist es ein wichtiges Thema.

Führungskräfte haben wenig Zeit. Nichts Neues. Dass sie so wenig Zeit haben ist oft hausgemacht. Eines der ersten Dinge, die ich mit Führungskräften in der Zusammenarbeit bearbeite, wenn sie über ihre Meetings klagen: ihre Meetings zu hinterfragen. Wir schauen uns erstmal ihren Kalender an. Denn hier geht viel Zeit verloren.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Tag ist häufig durchgetaktet mit Meetings. Zu Ihren eigentlichen Kernaufgaben kommen Sie meist nicht. Also muss die Zeit woanders draufgepackt werden.

Haben Sie auch die Vorannahme: das muss eben so sein? Als Führungskraft müssen Sie nun mal in so vielen Besprechungen dabei sein? Weil Sie ja schließlich über alles Bescheid wissen müssen?

Ertappt?

Wenn Sie diese Vorannahme teilen, dann gibt es was für Sie zu tun. Hiermit können Sie bereits damit starten, sich Gedanken zu machen, wie Sie mehr Zeit gewinnen und wieder mehr Lebensqualität.

Die Vorannahme nämlich überall dabei sein zu müssen ist schlichtweg falsch.
Häufig genug sind es einfach nur eingeschlichene Gewohnheiten, zu bestimmten Meetings immer eingeladen zu werden und wie selbstverständlich dahin zu gehen. Und genauso ist es eine nicht hinterfragte Konditionierung oder auch ungeschriebene Regel, dass Meetings nicht hinterfragt werden.

Dann wird es höchste Zeit damit zu beginnen!

Der Nutzen? Ganz einfach:

• Zeit, viele Stunden, die Sie woanders besser nutzen können. Ich spreche hier aus jahrelanger Erfahrung, aus der Zusammenarbeit mit Führungskräften. Daher: Just do it.
• Sie gewinnen einen freien Kopf, um sich mit Ihren Prioritäten zu beschäftigen
• Sie werden darüberhinaus feststellen: Ihr Standing gewinnt, denn Sie entscheiden, wie Sie Ihre Zeit für das Unternehmen am besten einsetzen, und nicht jemand anders. Das ist Leadership.
  
  Ist es das wert?

Woran können Sie merken, dass Meetings ineffizient sind?

Ich gebe Ihnen hier mal ein paar Beispiele an die Hand:

✔️Meetings starten nicht pünktlich, weil entweder der Einladende oder einzelne Teilnehmer später erscheinen

✔️Themen werden wiederholt weil einige zu spät erscheinen

✔️Zeitrahmen des Meetings wird nicht eingehalten

✔️Themen sind nicht klar, Agenda gibt es keine vorweg.

✔️Häufig sind die Meetings schlecht vorbereitet

✔️Warum / wozu haben wir das Meeting und was brauchen wir für ein Ergebnis. Was ist das Ziel? Alles nicht klar.

✔️Wer das „warum“ nicht kennt, ist nicht motiviert für das Meeting

✔️Es gibt Monolog-Redner und keiner stoppt sie. Jeder muss den „free flow“ von Alphatieren und sonstigen Narzissten ertragen

✔️Zuviele Teilnehmer, die nicht alle relevant sind für das Ergebnis.

Effekt:

📌Das Energielevel bei den Teilnehmern sinkt

📌Commitment sich selbst einzubringen geht verloren

📌Hohes Investment des Unternehmens aufgrund unproduktiver Zeit

📌Selbstverantwortung der Teilnehmer geht verloren

📌Negative Auswirkung auf das Unternehmensklima.

Wie häufig erlebe ich Menschen, unabhängig davon ob Mitarbeiter oder Führungskräfte und unabhängig davon auf welcher Hierarchiestufe sie stehen, die mit ineffizienten ermüdenden Meetings einen ganz schönen Leidensdruck erfahren.

Es braucht auch hier, wie bei vielen anderen Themen auch, etwas Mut Meetings und deren Abläufe zu hinterfragen und nicht stillschweigend die schier tödliche Ineffizienz zu erdulden. Dazu will ich Sie heute ermutigen.

5 Tips für mehr Effizienz

Und hier will ich Ihnen einmal 5 Tips mit auf den Weg geben, nach denen ich grundsätzlich alle Meetings hinterfrage. Sie werden sehen, wieviel sich dadurch ändert.

Einige der aus meiner Sicht wichtigsten Prinzipien, damit diese negativen Effekte nicht eintreten:

➡️ Überprüfen, ob es einen klaren Grund für das Meeting gibt. What s the purpose of the meeting? If there is no purpose, don´t meet!

➡️ Was ist die Zielsetzung, welches Ergebnis soll geschaffen werden?

➡️ Sind die relevanten Personen eingeladen? Weniger ist mehr!

➡️ Wie wollen wir miteinander umgehen? Klare Besprechungsregeln definieren. Beispiele: KISS Principle. Listen. Don t interrupt. …

➡️ Ablauf (Wie) und Agenda (Was) des Meetings überprüfen: wie können Teilnehmer sich einbringen? Wie kann das Energielevel hochgehalten werden?

Wem das jetzt zu streng klingt: natürlich ist das auch eine Frage von Kultur.

Je nach kulturellem Setting gibt es verschiedene Variationen. Ich erinnere mich an Meetings in anderen Ländern, da gab es erstmal 1 Stunde Warm up oder auch mehr. Beziehung als wichtige Grundlage.

Um ein Beispiel zu nennen: ich erinnere mich an mein erstes Meeting bei Lamborghini in Bologna. Ich wurde natürlich erst einmal durch die Produktion geführt, dann gab es den obligatorischen Cafe beim Barista bevor es dann nach anderthalb Stunden zum ersten Meeting ging, das dann allerdings fast nahtlos in ein langes Mittagessen überging. Die wichtigen Themen kamen erst nach dem Mittagessen zur Sprache.

Es ist nur ein Beispiel. So oder so ähnlich können Meetings ablaufen und das ist auch völlig in Ordnung so. Wer Kundenbeziehungen aufbauen will, muss die Gepflogenheiten im jeweiligen Land respektieren und sich darauf einlassen.

Im Kern geht es doch darum: darauf zu achten, dass Meetings so ablaufen, dass die Teilnehmer einen Sinn darin sehen und es ein Ergebnis gibt. Hier kann man vieles tun. Wichtig ist damit anzufangen. Und daher mein Appell an Sie: Nehmen Sie sich die kleine Portion Mut, die es braucht um Einladungen zu Meetings zu hinterfragen.

Damit Sie mehr Zeit gewinnen für die wichtigen Themen. Das ist nicht nur in Ihrem eigenen Interesse sondern auch im Interesse Ihres Arbeitgebers.

Sie gewinnen mehr Effizienz. Mehr Selbstverantwortung. Mehr Selbstbestimmung. Mehr Zeit. Mehr Spielraum. Und Kostenersparnis für Unternehmen!

Falls Sie sich bei solchen Themen Unterstützung wünschen, weil Sie beispielsweise befürchten, von alleine nicht dranzubleiben, dann ist mein Selbstmanagement Programm vielleicht genau das Richtige für Sie. Kontaktieren Sie mich gerne hierzu und schreiben mir am besten direkt eine Mail an cb@christianebarho.com

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