Die ALPEN – Methode
Die ALPEN-Methode wird benutzt, um einen realistischen Tagesplan zu erstellen. Mit ihrer Hilfe ist es möglich mit einem geringen Planungsaufwand von ca 5 – 10 Minuten optimal seine Zeit zu nutzen. Das Akronym Alpen bedeutet:
- A = Aufgaben notieren
Bei diesem Punkt wird in Form einer To-Do-Liste ohne Rücksicht auf die Reihenfolge aufgeschrieben, was alles zu erledigen ist. Hierbei muss sich zum Beispiel die Frage gestellt werden, welche neuen Aufgaben hinzugekommen sind, welche periodisch wiederkehrenden Aufgaben zu erledigen sind und welche Aufgaben vom Vortag noch unerledigt geblieben sind.
- L = Länge der Aufgaben schätzen
Hierbei muss die anstehende Aufgabe genau geschätzt werden. Es müssen sich Zeitlimits gesetzt werden und die Termine müssen mit genauen Zeiten aufgeschrieben werden. Aufgrund fehlender Erfahrung kann es gerade am Anfang zu Fehleinschätzungen kommen. Es braucht ein wenig Übung und nach wenigen Wochen wird eine Einschätzung in der Regel möglich sein.
- P = Puffer einplanen
Unvorhergesehene Ereignisse und Probleme sind niemals die Ausnahme, sondern die Regel. Deshalb müssen auch für alle Aufgaben Pufferzeiten eingeplant werden. Hierbei kann man sich an die 60/20/20-Regel halten. 60 Prozent der Zeit wird für die eigentliche Aufgabe benutzt, 20 Prozent für Unerwartetes und 20 Prozent für spontane Aktivitäten. Auch muss auf den eigenen Biorhythmus und auf genügend Pausen geachtet werden.
- E = Entscheidungen für Prioritäten setzen
Alle Arbeiten müssen realistisch eingeschätzt werden, ob sie auch in der vorgegebenen Zeit machbar sind. Es müssen immer Prioritäten gesetzt werden, das heißt, es muss rigoros zusammengestrichen oder gekürzt werden, dort wo sich Aufwand und Nutzen in einem schlechten Verhältnis gegenüberstehen. Aufgaben müssen kategorisiert werden und gemäß Wichtigkeit und Dringlichkeit abgearbeitet oder verworfen werden (ABC-Analyse).
- N = Nachkontrolle
Die Nachkontrolle soll zum Selbstmanagement dienen, damit Fehler in der Zeitplanung korrigiert werden können und die Zeitplanung beim nächsten Mal optimiert wird. Hier steht dann die Frage im Raum, ob man mit der Zeitplanung zurechtgekommen ist oder ob Aufgaben unerledigt geblieben sind. Diese werden entweder am nächsten Tag wieder in die Agenda aufgenommen oder gestrichen. Am Abend wird dann die Planung für den nächsten Tag erstellt, um sich unterbewusst schon auf den Tag vorzubereiten.
Mit der ALPEN-Methode kann auch eine Wochenplanung erstellt werden. Unter Berücksichtigung von Terminen und privaten Projekten wird so systematisch ein Projekt geplant. In dieser Planung werden vor allem die Punkte genannt, die besonders wichtig sind.
Beispiel und praktische Anwendung:
Die ALPEN-Methode findet vor allem aber nicht nur bei Führungskräften Anwendung, die täglich komplexe Aufgaben erfüllen müssen. Damit sich Führungskräfte unterbewusst auf den folgenden Tag vorbereiten kann, werden am Abend zuvor die Aufgaben notiert und definiert. In diese Liste fließen alle wichtigen Aufgaben und Termine, sowie Meetings, Telefonate und E-Mails mit ein.
Durch eine strikte Zeitplanung und eine Einplanung von genügend Pufferzeiten, wird garantiert, dass man das Steuer für seine Zeit in der Hand behält und nicht von immer mehr Aufgaben erdrückt wird.